Vermietung

Das Berghaus Falkenstein steht Mitgliedern der K.D.St.V Falkenstein bzw. des Haus Falkenstein Freiburg e.V. sowie nach Absprache mit dem Verwalter nahen Angehörigen und Freunden zur Nutzung offen. In Ausnahmefällen kann auch an andere Personen(gruppen) vermietet werden, insofern dies mit den Grundsätzen des Vereins vereinbar ist. Bei der Anfrage sollte hier bereits in der Nachricht eine Begründung zur Anfrage gegeben werden. Der bloße Hinweis, dass man mit einem Mitglied bekannt oder über ein Mitglied auf das Berghaus hingewiesen worden ist, reicht hier nicht aus. Ein Anruf beim Verwalter kann hier schnelle und einfache Klärung bringen.

Vereinsmitglieder, die ihren Jahresbeitrag nicht innerhalb der Frist bezahlt haben, können das Berghaus so lange nicht mieten, bis die Ausstände beglichen sind.

RÄUMLICHKEITEN:

EG: Eingang mit Garderobe, Küche, Duschraum
1. OG: Gute Stube, Burschenstube (2 Etagenbetten – 4 Personen), Karzer (1 Etagenbett – 2 Personen), Toiletten, Garderobe bei der Balkontür
2. OG: Fuchsfarm und Familienheim (Zimmer mit je 3 Einzelbetten – je 3 Personen), Sacherstube und Feldbergstube (Zimmer mit je 1 Etagenbett – je 2 Personen), Bad mit WC und Dusche
DG: Olymp rechts und links (Zimmer mit je 4 Betten – je 4 Personen)

Insgesamt stehen im Haus 24 Betten zur Verfügung.

DER VERWALTER

Als Vorstandsmitglied verantwortlich für alle Belange des Berghauses. Im Bereich der Vermietung zuständig für Belegungsanfragen, Rechnungen und Belege:

Lucas Graf
Am Eichkopf 2
77883 Ottenhöfen im Schwarzwald
Telefon: 07842 / 476 06 09
Mobil: +49 176 / 3064 9584
E-Mail: berghaus@kdstv-falkenstein.de

DIE BETREUERIN

Zuständig für alle Belange vor Ort: Schlüssel, Bettwäsche, Kurtaxe, Reinigung und Abrechnung:

Anita Zipfel
Lenzkircher Weg 8
79868 Feldberg-Falkau
Telefon: 07655/933 627

Im folgenden wird der Ablauf der Vermietung erklärt.

ANFRAGEN UND RESERVIERUNGEN

Anfragen bitte grundsätzlich über die Belegungsanfrage auf der Seite „Belegungen und Anfragen“. Dort können im Nachrichtenfeld auch Fragen oder Anmerkungen formuliert werden. In besonderen Fällen steht der Verwalter (Lucas Graf) auch persönlich für Rückfragen zur Verfügung, aber bitte senden Sie keine einfachen schriftlichen Anfragen per Mail. In der Belegungsanfrage müssen die Kontaktdaten angegeben werden, die im Falle einer Zahlungserinnerung notwendig sind. Eine normale Anfrage per Mail ist ein für alle Seiten vermeidbarer Mehraufwand.

Ist das Berghaus im angefragten Zeitraum frei, wird die Buchungsanfrage im Normalfall innerhalb von 2 Wochen bestätigt und die Reservierung wird für Einzelbuchungen verbindlich. Gruppenbuchungen ab 8 Personen werden erst nach dem Entrichten der Anzahlung verbindlich. Bestehen Überlappungen mit anderen Buchungen, die möglich sind, setzt sich der Verwalter mit den entsprechenden Gruppen oder Personen in Verbindung und klärt die Möglichkeit ab. Besteht eine Überlappung, die z.B. aufgrund der angegebenen Personenzahl nicht möglich ist, wird die zeitlich später gestellte Anfrage abgelehnt. Es kann dann eine neue Anfrage für einen anderen Zeitraum gestellt werden.

Spezialfall Jahreswechsel: Da der Jahreswechsel ein beliebtes Zeitfenster für einen Berghausaufenthalt ist, gilt hier eine besondere Regelung. Die Anfragen werden immer bis Ende September des Jahres gesammelt. Es werden nur Pauschalbuchungen angenommen. Anfang Oktober entscheidet der Verwalter entsprechend der folgenden Parameter über den Zuschlag:

Welchen Zeitraum deckt die Anfrage? – Längere Aufenthalte werden bevorzugt behandelt.
Welche Art der Veranstaltung ist es? – Familiär vor Party
Wer fragt an? – Nicht jedes (zweite) Jahr die selben Gruppen – auch bei unterschiedlichen Verantwortlichen!. Auf gerechte Verteilung wird Wert gelegt.
Im Zweifelsfall gewinnt auch hier die zeitlich früheste Buchungsanfrage.

Für den Aufenthalt über den Jahreswechsel ist der Gruppenpauschalbetrag im Vorhinein bis zum 30.11. des entsprechenden Jahres als Kaution zu entrichten. Wird der Betrag nicht bezahlt verfällt die Reservierung und die anderen Gruppen werden der Reihe nach gefragt, ob sie einspringen. Die Pflicht zur Vorauszahlung bleibt bestehen und die Frist wird individuell kommuniziert.

ANZAHLUNG

Ab 8 Personen und bei Pauschalgruppen ist die Anmeldung erst verbindlich, wenn eine Anzahlung von € 50,- auf das Berghaus-Konto geleistet worden ist:

Haus Falkenstein Freiburg e.V.:
IBAN: DE62 6809 0000 0001 0430 21
BIC: GENODE61FR1; Volksbank Freiburg

PAUSCHALBUCHUNGEN

Pauschalbuchungen sind nicht dafür gedacht, mit wenigen Leuten das gesamte Berghaus für sich zu reservieren. Kommt es durch kurzfristige Absagen oder anderweitig mildernde Umstände (Krankheit, Todesfall, etc.) dazu, dass erheblich weniger Personen anreisen als ursprünglich gemeldet waren, kann der Verwalter oder in seiner Vertretung Frau Zipfel aus Kulanz eine Einzelabrechnung durchführen. Wird hingegen angenommen, dass die Gruppe gezielt das Haus mit wenigen Personen für sich allein beansprucht, behält sich der Verwalter oder in seiner Vertretung Frau Zipfel das Recht vor, den vollen Preis der Pauschalbuchung zu verlangen. Ebenso ist es möglich, dass bei Einzelbuchungen eine Pauschalabrechnung stattfindet, wenn doch mehr Personen anreisen als angemeldet, insofern dies für alle Beteiligten in Ordnung ist.

VOR DER ANREISE

Mindestens 2 Tage vor der Anreise muss man sich bei Frau Zipfel (Tel.: 07655 / 933 627) melden, um folgende Dinge abzusprechen: Übergabe der Schlüssel, Bettwäsche, Kurtaxen, Reinigungspauschale und Abrechnung am Ende des Aufenthalts. Hier können auch noch kleinere Unklarheiten und offene Fragen angesprochen werden.

BETTWÄSCHE UND HAUSSCHLÜSSEL

Die Bettwäsche kann gegen eine Gebühr von 6€ pro Garnitur ausgeliehen werden. Es darf auch/sollte eigene Bettwäsche oder ein Schlafsack benutzt werden. Bei Schlafsäcken ohne Kopfteil bitte einen Kopfkissenbezug mitbringen. In jedem Fall sind die Betten selbständig mit der Bettwäsche zu beziehen. Daunenkissen, Daunendecken und Überdecken für den Winter sind vorhanden.

Die Hausschlüssel, bei Bedarf auch Bettwäsche und Zimmerschlüssel, werden von Frau Zipfel ausgehändigt. Bei Verlust oder irreparabler Beschädigung bzw. beim Abbrechen eines Schlüssels wird pro Schlüssel eine Pauschale von 50€ berechnet.

Der Termin für die Schlüsselübergabe und gegebenenfalls Bettwäscheausgabe ist verbindlich mit Frau Zipfel in der Woche der Anreise, spätestens jedoch 2 Tage vor der Anreise zu vereinbaren.

Die Geschirrtücher sowie Handtücher für Bad und Toiletten sind mitzubringen!

AUFENTHALT

Bitte beachten Sie während des Aufenthalts die Hausordnung, die in jedem Zimmer an der Tür zu finden ist. Bitte bringen Sie Hausschuhe für die Gute Stube mit, da der Parkettboden im April 2022 renoviert wurde und achten Sie auf einen pflegsamen Umgang. Flüssigkeiten bitte unverzüglich aufwischen, da diese sonst in das Holz einziehen und keine heiße Asche auf den Boden fallen lassen! Die Herdsets sind ebenfalls im April 2022 neu angeschafft worden und verfügen über Induktionsherdplatten, sowie ausziehbare Backwagen. Die meisten Töpfe und Pfannen sind dem Berghaus im Frühjahr 2023 von einem edlen Spender geschenkt worden, worüber wir sehr froh und dankbar sind. Wenn mit den Sachen pfleglich umgegangen wird, haben alle Gäste unseres Berghauses lange Freude an diesen neuen Dingen!

KURTAXE

Für Übernachtungen auf dem Berghaus fällt eine Kurtaxe i.H.v. 2,90€ für Erwachsene und 1,20€ für Kinder (6-14J.) pro Nacht an.

REINIGUNG

Die Hausbenutzer haben das Berghaus bzw. die benutzten Räumlichkeiten besenrein zu hinterlassen. Wird das Berghaus nicht besenrein hinterlassen, behält sich der Verwalter das Recht vor, eine Sonderreinigungspauschale zu verlangen, die dem Grad der Verschmutzung angemessen ist. Die Sonderreinigungspauschale kann auch von Frau Zipfel persönlich und direkt vor Ort veranschlagt werden.

Die Endreinigung ist von Frau Zipfel gegen Vergütung durchführen zu lassen und wird bei Einzelbuchungen mit 40€ Grundpreis für Küche, Gute Stube und Sanitäre Anlagen + je Zimmer mit 10€ bzw. bei Pauschalbuchung mit 120€ veranschlagt. Der Betrag ist direkt an Frau Zipfel am Tag der Abreise zu übergeben. Auf Nachfrage gibt es hierfür auch einen Beleg.

Die Endreinigung umfasst die benutzten Zimmer (Schlafräume), Toiletten, Bäder, Aufenthaltsraum und Küche (ggf. anteilig) und ist mit der Vergütung abgegolten. Bei Pauschalgruppen ist das ganze Haus reinigen zu lassen.

STORNIERUNG

Stornierungen sind prinzipiell kostenfrei möglich, solange nicht durch die Anzahlung eine verbindliche Buchung zustande kam. Kann das Berghaus trotz verbindlicher Buchung und der bitte um Stornierung mindestens entsprechend der ursprünglichen Buchungsanfrage vermietet werden, so ist die Stornierung ebenfalls kostenlos. Kann nur ein Teil der verbindlichen Buchung anderweitig aufgefangen werden, wird der Differenzbetrag entsprechend berechnet. Bei der Stornierung einer verbindlichen Buchung wird der volle Betrag entsprechend der getätigten Buchung berechnet.

Besondere Gründe, die eine Verminderung der Stornierungskosten rechtfertigen könnten, sind persönlich mit dem Verwalter zu besprechen.

ABRECHUNG UND BEZAHLUNG

Die Abrechnung erfolgt entsprechend der Buchung durch Frau Anita Zipfel. Hierzu ist mit Frau Zipfel vor der Abreise, im Optimalfall bereits beim Telefonat vor der Anreise, eine Absprache zu treffen, wann, wo und wie diese Abrechnung stattfindet. Der von Frau Zipfel genannte Betrag ist abzüglich eventueller Anzahlungen innerhalb von 4 Wochen und ohne weitere Aufforderung an das folgende Konto zu überweisen:

Haus Falkenstein Freiburg e.V.:
IBAN: DE62 6809 0000 0001 0430 21
BIC: GENODE61FR1; Volksbank Freiburg

Die Höhe der Beträge kann in dieser Liste eingesehen werden.

RECHNUNGEN UND BELEGE

Rechnungen werden nur auf Anfrage erstellt.
Am Ende jeden Monats erfolgt eine gebündelte Monatsabrechnung von Frau Zipfel an den Verwalter. Rechnungen über den Aufenthalt mit allen Posten, sowie ausgezeichneten Steuern können immer erst am Anfang des Folgemonats des Aufenthaltsendes (max. 3 Tage Überhang) erstellt werden. Rechnungen werden ausschließlich per Mail verschickt.

Belege über die getätigte Reinigungspauschale werden ebenfalls nur auf Anfrage erstellt. In dringenden Fällen kann der Beleg auch kurzfristig erstellt werden, insofern bereits bei der Buchungsanfrage mitgeteilt wurde, dass ein solcher benötigt wird. Andernfalls werden die Belege im gleichen Zeitraum wie die Rechnungen erstellt und ebenfalls nur per Mail verschickt.

Da der Verwalter die Tätigkeit ehrenamtlich ausübt, bitten wir darum, ihm jeweils in bisschen Zeit einzuräumen, den Rechnungen und Belegen anzukommen. Wöchentliche Nachfragen beschleunigen das Ganze jedenfalls nicht.